Kontrola została przeprowadzona w okresie od 25 kwietnia do 1 lipca 2020 r. i dotyczyła gospodarki finansowej pod kątem legalności, rzetelności, celowości i gospodarowania środkami finansowymi wynikającymi z planu finansowego Muzeum Miasta Malborka. Kontrola dotyczyła okresu od 1 stycznia do 31 grudnia 2019 r.

Komisja Rewizyjna zapoznała się i przeanalizowała dokumenty dostarczone przez Dorotę Raczkowską, ówczesną dyrektor Muzeum Miasta Malborka:

• Planem Finansowym Muzeum na rok 2019 z podziałem na działy, rozdziały, paragrafy i zadania;

• Planem Finansowym po przeniesieniach;

• Zarządzeniem nr 8/2017 Dyrektora Muzeum Miasta Malborka z dnia 5 stycznia 2018 r. w sprawie wprowadzenia „Regulaminu udzielania zamówień publicznych, wyłączonych zgodnie z art. 4 pkt. 8 ustawy Prawo zamówień publicznych spod jej rygorów, tj. zamówień, których wartość szacunkowa nie przekracza równowartości kwoty 30 000 euro w skali roku budżetowego dla Muzeum Miasta Malborka”;

• rejestrem umów cywilno-prawnych ze wskazaniem daty, kwoty i podmiotu, z którym podpisano umowę oraz trybu wyboru dostawy, usługi;

• rejestrem wydatków ze wskazaniem daty, kwoty i podmiotu, z którym podpisano umowę, rodzaju oraz trybu wyboru dostawy, usługi.

Wnioski Komisji Rewizyjnej.

Komisja Rewizyjna po zapoznaniu się i przeanalizowaniu dokumentów stwierdziła, że wszystkie wydatki realizowane są zgodnie z art.4 pkt.8 ustawy Prawo Zamówień Publicznych.

- „Dyrektor Muzeum Miasta Malborka zarządzeniem nr 8/2017 z dnia 5 stycznia 2018 roku w sprawie: wprowadzenia „Regulaminu udzielania zamówień publicznych, wyłączonych zgodnie z art. 4 pkt. 8 ustawy Prawo zamówień publicznych spod jej rygorów, tj. zamówień, których wartość szacunkowa nie przekracza równowartości kwoty 30 000 euro w skali roku budżetowego dla Muzeum Miasta Malborka” wprowadził zapis zwalniający go z jakiejkolwiek dokumentacji przy zakupach do kwoty 4000 euro” - czytamy w protokole Komisji. - „Ponieważ wszystkie wydatki zawierały się w tym przedziale, w dokumentacji wykonania wydatku brak dokumentacji odkreślającej i dokumentującej szacowanie wartości zamówienia, sposobu zapewnienia gwarancji konkurencyjności i przejrzystości prowadzonych postępowań, ani wydatkowania środków publicznych w sposób oszczędny, z zachowaniem zasad uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów oraz optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów”.

Zespół kontrolny Komisji Rewizyjnej skontrolował również wydatek zestawu komputerowego z września 2019 r. na kwotę ponad 11 tys. zł brutto. Zwrócił uwagę, że mimo „łatwości w określeniu parametrów technicznych danej dostawy, nie przedstawiono żadnej dokumentacji szacowania wartości zamówienia, rozeznania cenowego”. Wskazał również, że inne wydatki wybrane do kontroli nie dawały również możliwości kontroli rzetelności ich wykonania.

- „Dlatego też zauważenia wymaga fakt, że nawet przy braku obowiązku stosowania ustawy z powodu wartości planowanego zamówienia, to mimo tego Zamawiający winien wpierw, stosując zasady szacowania z art. 32 P.z.p. ustalić wartość planowanego zamówienia. Jeśli jest ta wartość niższą niż 30 tys. euro to Zamawiający nie stosuje wprost przepisów ustawy P.z.p., jednak musi pamiętać o zasadach obowiązujących w zamówieniach tj. zagwarantowanie wykonawcom nie dyskryminacyjnego dostępu do zamówień publicznych, ograniczenie ryzyka nieefektywnego wydatkowania środków publicznych oraz zapewnienie przejrzystości postępowania i wyboru wykonawcy” - czytamy we wnioskach Komisji. - „Ponadto zgodnie z zasadami wydatkowania środków publicznych zawartymi w ustawie o finansach publicznych, wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów. Należy rozważyć potrzebę zmiany zarządzenia tak, by Burmistrz miał możliwości kontroli na dokonywanymi wydatkami”.

Jak się okazuje, kontroli poddano także umowy cywilno-prawne podpisane z jedną z osób pracujących na zlecenie Muzeum Miasta Malborka. Wszystkie umowy miały sporządzone rachunki z rozliczeniem liczby godzin wykonywania usługi.

- „Kontrola umów wskazała, iż w treści umowy pojawia się tylko tytuł projektu bez konkretnego określenia zadań i czasu pracy zleceniobiorcy” - czytamy w raporcie zespołu kontrolnego. - „W rozliczeniu godzin pracy też brak informacji jakie czynności, w jakim dniu wykonywał zleceniobiorca. Dlatego też ciężko określić czy umowa została zrealizowana w pełni i zgodnie z założeniami”.

Jesteśmy ciekawi, czy Burmistrz Miasta Malborka wdrożył wnioski pokontrolne Komisji Rewizyjnej?