W przypadku wyboru elektronicznej postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej nie ma potrzeby drukowania wniosków urlopowych.

Dokumentacja pracownicza składa się z akt osobowych pracownika oraz pozostałej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.

Papierowa lub elektroniczna – wybór postaci prowadzenia dokumentacji

Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca może prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą w postaci papierowej lub elektronicznej. Wybór postaci, w jakiej będzie prowadzona i przechowywana dokumentacja pracownicza należy do pracodawcy, przy czym dokumentacja pracownicza prowadzona i przechowywana w postaci elektronicznej jest równoważna z dokumentacją pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej. Pracodawca może też zmieniać postać, w której prowadzi i przechowuje dokumentację pracowniczą. Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z elektronicznej na papierową następuje przez sporządzenie wydruku i opatrzenie go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym.

Jeżeli zatem pracodawca wybierze elektroniczną formę prowadzenia dokumentacji pracowniczej, to dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego mogą pozostać w formie elektronicznej. W przypadku prowadzenia dokumentacji pracowniczej w formie papierowej, konieczne będzie drukowanie wniosków urlopowych i opatrzenie ich podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej.

Okres przechowywania dokumentacji od 2019 r.

W przypadku pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosi 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł.

Jeżeli pracownik został zatrudniony przez 1 stycznia 2019 r. okres przechowywania dokumentacji pracowniczej ustala się według przepisów dotychczasowych i co do zasady wynosi on 50 lat. Okres ten może jednak ulec skróceniu do 10 lat w przypadku pracowników zatrudnionych między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r., jeżeli pracodawca złoży do ZUS raporty informacyjne za pracowników zatrudnionych w latach 1999-2018.

Podstawa prawna:

• art. 94 pkt 9a i 9b, art. 94⁸, art. 94¹¹ ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2018 r. poz. 917 ze zm.).
• art. 7 ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. poz. 357).

Katarzyna Pietruszyńska
ekspert Portalu Kadrowego
www.PortalKadrowy.pl